Hakija- ja asiakasrekisteriseloste

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

 

2. Rekisterinpitäjä

Yrityksen nimi: HeiHei! Travel

Y-tunnus: 2572312-5

Osoite: Pursimiehenkatu 26 H,

Postinumero ja postitoimipaikka: 00150 Helsinki

 

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Ellimaija Ahonen

Puhelin: 0407037337

Sähköposti: ellimaija.ahonen@heihei-ullkomaille.fi

 

4. Rekisterin nimi

HeiHei! Study & Travel hakija- ja asiakasrekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään sovittujen palvelujen tuottamiseen, palvelujen ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaalle, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteriä käytetään myös viestintään järjestäjän ja osallistujan välillä ja asiakkaan haku- tai palveluprosessin koordinointiin. Asiakas voi hallinta-alustalla rekisteröityä, täydentää tietonsa, ladata liitteitä ja seurata henkilökohtaista etenemistään. Asiakas näkee hallintajärjestelmästä itse kaikki häntä koskevat ja hänestä tallennetut tiedot.

 

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan perustiedot

  • nimi
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • syntymävuosi
  • pohjakoulutus

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot

  • hakemustiedot, sisältäen mm. edellä mainitut tiedot ja muut haku- ja valintaprosessissa tarvittavat tiedot
  • hakuprosessin tila
  • mahdollinen muu asiakkaan itse palveluun lataama tai toimittama materiaali
  • mahdollinen käyttäjätunnus
  • mahdollinen salasana

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaiden palvelulle luovuttamat tiedot, sähköpostitse luovutetut tiedot, olennaiset asiakkaan antamat tiedot asiakaspalveluun liittyvissä tilanteissa. HeiHei Study & Travelin yhteistyökumppaneiden luovuttamat tiedot koskien asiakkaan hakuprosessin tilaa.

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaan itse kohdentamia tietoja HeiHei Study & Travelin yhteistyökumppaneille voidaan luovuttaa asiakkaan palvelu- tai hakuprosessin hoitamiseksi. Luovutettavia tietoja voivat olla asiakkaan yhteistyökumppanin järjestämään palveluun tai koulutukseen kohdentama hakulomake sekä muut asiakkaan haku- tai valintaprosessin kannalta tarpeelliset tiedot. Asiakas voi tarkistaa luovutettavat tiedot kyseisen oppilaitoksen tai palvelun järjestäjän Check list -listasta hakuprosessien hallintajärjestelmästä tai rekisterin pitäjältä.

Tietoja luovutetaan vain asiakkaan hakupalvelun järjestämiseksi. Tietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille.

 

9. Manuaalinen aineisto ja sähköisesti tallennetut tiedot

Manuaalista aineistoa ei ole. Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja ainoastaan HeiHei! Study & Travelissa työskentelevät henkilöt. Tiedot kerätään tietojärjestelmään, joka on salasanoin, palomuurein ja muin teknisin ratkaisuin suojattu. Tietojärjestelmät sijaitsevat lukituissa tiloissa.